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¿CONOCÉIS CUAL ES EL PLAN DE COMUNICACIÓN DE VUESTRA COMPAÑÍA?

Foto propiedad Juan Martinez de Salinas MurilloPartamos de la base de que muchas empresas flojean (y mucho) en el ámbito de la comunicación. Es por ello, que con el año nuevo, se plantean como propósito mejorar la comunicación dentro de ellas porque es uno de los puntos que sus trabajadores han señalado como mejorable dentro de la compañía. La mayoría de estas empresas establecen planes, estrategias y propósitos para mejorar la comunicación, sin embargo, en pocas se consigue de verdad.

No podemos olvidar que la información es poder y se debe canalizar de forma adecuada, siguiendo los cauces lógicos, ser planificada de forma adecuada, con tiempo suficiente y con un objetivo común conocido por todas las partes.

Las cúpulas directivas que son las que deciden las estrategias anuales de cada organización deben establecer una adecuada ejecución y puesta en marcha de los nuevos proyectos a alcanzar en cada nuevo ejercicio.

Aquellos que dirigen las compañías pretenden en muchas ocasiones que sus personas adivinen, intuyan y sepan lo que ocurre dentro de ellas. Sin embargo, olvidan que para que esto ocurra deben transmitir con tiempo, enfoque e  información suficiente a las personas internas necesarias para que hagan que la información fluya en todas las direcciones, interna y, si procede, externamente.

De la misma forma que una escalera, se subo o se baja peldaño a peldaño… la información ha de pasar por “sus peldaños”. Así que estableceremos varias claves a seguir. En primer lugar, se debería establecer una agenda anual por meses de eventos, proyectos, actividades, etc. y establecer su protocolo de comunicación, dejando claras qué personas se encargarán de cada acción comunicativa y tener, así,  identificadas las vías donde pueden ocurrir las desviaciones. Cada persona interna debe conocer y asumir su papel dentro de cada acción comunicativa que deba contar con su colaboración. Para que la información llegue a las potenciales personas interesadas se debe hacer con tiempo de sobra, por los canales más efectivos y con la oportuna evaluación.

No dudo que en vuestras compañías existan los correspondientes protocolos, manuales y políticas de comunicación interna y externa. Sin embargo, la clave es averiguar si todas las personas de vuestras compañías las conocen y las ponen en práctica. Es decir, si los escalones de la escalera, están debidamente posicionados. Las políticas comunicativas deben ser homogéneas y que en todas las secciones, departamentos, oficinas y sucursales se comunique todo de la misma forma, que no se permitan crear cuellos de botella y que se haga seguimiento de que la comunicación fluye.

A veces la mala comunicación real en una empresa es debida a que se permite a las diferentes personas con escalafón que gestionan personas el decidir si permiten que la información que les llegue fluya o no a sus equipos. La cuestión es dejarles claro que no se les da opción y que la información que les llega lleva las directrices de si debe fluir o no, cuándo y cómo.

Es muy triste enterarse que dentro de una misma compañía, determinadas acciones, proyectos y eventos no han llegado al máximo de personas interesadas por una deficiente política comunicativa o “escalones que no permiten el paso”… haciendo que muchos desconocieran esa información o peor, aun se han enterado de esas actividades por medios externos a sus compañías.  Cuando los clientes externos son los últimos en enterarse, repercute en una mala imagen de la compañía o del servicio que prestan y todo por una mala política de gestión interna.

Lo que se debe tener claro es que si queremos que determinadas personas de nuestra empresa se enteren de algo no podemos pensar que se enterarán por ellas mismas o que alguien les informará. Lo que debemos hacer es conseguir que la información les llegue en la forma, el tiempo y con las instrucciones de que deben hacer con ella de cara a saber cuándo hacerla fluir y a quien.

No sería la primera vez que en más de una empresa algún jefe le pregunta a algún miembro de su equipo ¿Por qué no has publicado información sobre este proyecto o evento? Y lo mejor es que la respuesta del empleado es porque nadie me informa de este proyecto y es más acaba de tener información del mismo en ese preciso momento. Esto es significativo de grandes problemas de comunicación dentro de esa organización.

Por lo tanto, la clave de una buena comunicación es que cada proyecto, evento o actividad que forman parte del plan de comunicación de cada empresa deben ser divididas en acciones. Y cada una de esas acciones debe de tener un plan o protocolo de comunicación con fechas, plazos, responsables con nombres y apellidos y recorrido a llevar a cabo.

Los planes de comunicación escritos están muy bien, sin embargo, la teoría se debe poner en práctica para ver fugas, desviaciones y luego evaluar para mejorar. Y esto debe ser extensible a otras áreas de la empresa. No consiste en acumular una biblioteca de manuales teóricos.

Muchas empresas se enorgullecen de que todas las personas conocen su programa de comunicación y cómo funciona. Antes de aseverar esto lanzar las siguientes preguntas a unas cuantas personas de vuestra empresa: ¿Conocéis cual es el plan de comunicación de vuestra compañía? ¿Sabéis como funciona cada canal y cuál es su responsable? ¿Cuántas evaluaciones internas y externas se han realizado sobre ese plan de comunicación? ¿Habéis participado en el desarrollo de los planes de comunicación interna de vuestra empresa? Igual os podéis responder negativamente con las respuestas que recibís de las personas de vuestras empresas.

La teoría es muy fácil y eso lo asumo, luego la práctica es más complicada de ejecutarla o llevarla a la práctica, eso si lo que tengo claro es que no es imposible que la comunicación fluya adecuadamente dentro de las empresas.

¿Funciona la comunicación dentro de vuestras organizaciones?

 

  1. Raquel Ruiz dice:

    Hola Juan,

    Lo primero es que espero que hayas entrado con buen pie en el 2015.

    Bueno, respecto a lo que planteas, por mi experiencia (no muy dilatada en una pyme), efectivamente la comunicación no pocas veces es poco fluida, al menos a nivel formal.

    Por ejemplo, en alguna ocasión, por la atención telefónica a clientes externos, me he enterado de parte de los cambios importantes en normativa que afectan a los productos que vendemos, y por lo tanto, al modo en que se realizan los pedidos, que yo mecanizo con el sistema de gestión aplicado. Es decir, de información que afecta directamente e indirectamente a mi trabajo, información que debía haber sido trasmitida en su totalidad y adecuadamente, al departamento de administración, del cual que formo parte.

    La conclusión a la que he llegado, es que cuanto más pobre o deficiente es la comunicación por cauces formales (reuniones, email, etc), más fuerza tiene la comunicación informal, a veces, en su versión más dañina.

    En mi percepción, detrás de problemas serios de comunicación interna, se pueden esconder, conflictos interpersonales, orgullos trasladados al ámbito profesional, envidias, rivalidades entre departamentos y/o profesionales, etc. Lo cual al final de la jugada es poco inteligente, porque la empresa como sabemos, es un equipo (más pequeño o más grande), si no se comparte la información, especialmente la más relevante, irá en detrimento más tarde o temprano, de la buena marcha de la empresa, globalmente hablando y por supuesto, como has señalado, a su vez, la imagen tanto al exterior como internamente, se vera afectada de forma no positiva.

    En mi opinión, nada es perfecto… Gracias a ello, debemos aspirar a la mejora continua,
    y en algo tan complicado como la comunicación en el ámbito de la organizaciones, creo que la buena disposición y actitud para comunicar(y limar asperezas), más allá de los protocolos y planes establecidos,
    son algunas de las claves para que fluya mejor la comunicación, a todos lo niveles y en todos los sentidos (ascendente/ descendente), a pesar de los conflictos y rivalidades que puedan existir.

    Gracias.

    Saludos.

    Raquel Ruiz

  2. Hola Raquel,

    Gracias por comentar y participar en mi blog.

    Realmente los problemas de comunicación en mayor o menor medida existen en todas las organizaciones. Normalmente los problemas de comunicación en las empresas son por las personas que gestionan y tienen que hacer fluir la comunicación. Cuando los canales formales no fluyen se utilizan los informales generándose mucha incertidumbre con información a veces ni oficial ni fiable.

    El problema es cuando la falta de comunicación afecta al buen trabajo y desempeño de los miembros de una organización como comentas en tu comentario Raquel. Al final los perjudicados son los clientes y la empresa que hace que su imagen empeore.

    Lo de menos es que las empresas tengan problemas de comunicación. Lo realmente importante es que las empresas asuman esos problemas y tengan interés en solucionarlos.

    Saludos,

    Juan

  3. Raquel Ruiz dice:

    Hola de nuevo,

    Si, estoy de acuerdo, creo que dificultades de comunicación es difícil que alguna vez en la vida de una empresa no se den.
    La cuestión es, como dices, es que es problemático que no haya interés en solucionar esas dificultades, que se cronifiquen y se lleguen a dar como imposibles de solucionar o mejorar, por ambas partes en conflicto.

    Gracias.

    Saludos

    Raquel Ruiz

  4. Hola de nuevo,

    Pensamos igual en estos temas. Un placer charlar contigo.

    Saludos,

    Juan

  5. Raquel Ruiz dice:

    Gracias Juan,

    Lo mismo digo.

    Saludos y feliz semana!

    Raquel Ruiz

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