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¿CUÁNDO TE ENTERASTE DE CUÁLES IBAN A SER TUS TAREAS?

Hasta que uno no comienza a trabajar en el puesto de trabajo para el cual ha sido seleccionado, no sabrá a ciencia cierta cuáles son sus funciones y lo que se espera de él. En el proceso de selección suelen describirse las funciones de forma muy genérica y aunque se concrete algún punto, no lo suele hacer el que vaya a ser el supuesto responsable directo. En otras ocasiones, se indican determinadas funciones, que más tarde, sorprendentemente, se llevan a cabo muchas labores que no aquellas que se mencionaron.

¿Quién ha recibido una descripción de puesto de trabajo al comenzar en una nueva compañía? Puedo afirmar con certeza que el porcentaje es mínimo.

La descripción de puestos es la herramienta que usan las compañías para identificar el perfil de cada puesto, con funciones, competencias requeridas, lugar en el organigrama, relaciones con personal interno y externo, etc. La teoría está clara pero en la práctica, las empresas no suelen tener las ideas tan claras en su estrategia global. Por lo general, además, permanecen estáticas cogiendo polvo en los departamentos de personal.

La triste realidad suele ser que el primer día, el nuevo llega a la empresa y el responsable le suele dar cuatro indicaciones de lo que tiene que hacer y ya irá descubriendo sobre la marcha en qué consiste su puesto. Eso supone que, en más de una ocasión, se pregunte que quién le mandaría hacer eso. Cuántas veces uno comienza a realizar unas funciones de forma provisional que no son suyas, no por no ser el más adecuado sino porque las comenzaste y te apañas bien.

Las funciones se las va marcando uno solo por descarte o suposiciones que os hacéis en el puesto de trabajo. Y esto es un gran error porque en las primeras semanas deben de quedar establecidas funciones y un cronograma del puesto para ir asumiéndolas tras un proceso de rodaje y aprendizaje adecuado. Esto requiere que vuestro responsable se siente con vosotros bastante tiempo en los comienzos para definir, paso a paso, lo que haréis; no debería ser complicado porque se supone que tienen el perfil elaborado en coordinación con recursos humanos.

Pero claro esto es una quimera porque normalmente cuando los departamentos necesitan un nuevo perfil llaman a personal rápidamente y le dicen necesito un técnico de compras para dentro de una semana y dan 4 datos básicos y con eso deben apañarse. Así nos va claro. Porque aunque estuviesen las descripciones de puestos en la compañía, cuando te solicitan una nueva necesidad de ese perfil, deben de juntarse las partes involucradas para analizar esa necesidad real y ajustarla, viendo el proyecto, las funciones, el rol, tiempo estimado, etc.

Suele ser común que los responsables, cuando comienza alguien nuevo en su equipo, le dediquen poco tiempo porque ellos son los primeros que no tienen claro lo que debe hacer, pese a ser ellos quienes solicitaron ese recurso.

Por ello, para evitaros problemas, estáis en vuestro derecho de que se os indiquen cuáles son vuestras funciones y que os faciliten la descripción de vuestro puesto de trabajo y evitarse, así, sorpresas.

Tampoco se puede pretender que en una descripción de puesto refleje hasta las tareas más pequeñas; normalmente aparecen funciones concretas pero sin detallar los pasos específicos que requiere cada tarea. Es imposible que aparezca todo detallado porque no acabaríamos nunca. Lo digo porque siempre tenemos al trabajador “listillo” que nos dice que él no hace determinada función por pequeña que sea porque no aparece en las funciones que se le especificaron.

La flexibilidad debe de existir en ambas partes en la misma medida, intentando amoldarse a las necesidades del otro. Porque no cuesta tanto ponerse en la piel del otro de vez en cuando.

Muchas organizaciones, cuando comienza un nuevo trabajador, van sobre la marcha, sin tener nada planificado ni preparado respecto a su integración. Está claro que un profesional con experiencia previa sabe hacer cosas, sin embargo, cada organización es distinta y deben enseñarle protocolos, modos de actuación, organización del equipo, áreas de responsabilidad y no darse por sabidas o decirte la típica frase de ya lo veremos más adelante.

Algunos me diréis que muchos de vosotros aprendisteis sobre la marcha, buscándoos la vida y eso es lógico en algunas cosas pero no en saber lo que tenéis que hacer y como funciona todo. Porque así, es normal que muchas personas tengan muchos vicios en la forma de hacer las cosas porque nadie le enseñó la forma más eficaz y eficiente. Las cosas se pueden hacer de muchas maneras, está claro, pero antes de precipitarnos es mejor conocer los modos de actuación de esa organización y ese departamento para después poder implementar vosotros formas más productivas. De lo contrario, es entrar como un elefante en una cacharrería.

Así que las organizaciones y responsables debéis prestar atención y tiempo a las nuevas incorporaciones porque, si no lo hacéis entonces, ¿cuándo será el momento? Al nuevo hay que dejarle las cosas claras desde el principio si queremos que se incorpore al departamento y a la empresa de forma eficaz.

Y tú ¿Cuándo te enteraste de cuáles iban a ser tus tareas?

  1. Puedo confirmar, con poco miedo a equivocarme, que tras siete año todavía no cumplo con la descripción de la oferta a la que me inscribí…

    Pero dudo mucho que exista alguien este planeta que lo cumpla =)

    De todas formas y exceptuando los tres primeros meses de aterrizaje creo que todos estamos contentos… yo, mi empresa y el cliente… aunque parezca imposible 😉

    Sobre vicios… eso es otro tema, ahora quien te dice la mejor forma de hacer las cosas es Internet y del mismo modo que escuchabas o no a tu jefe…. puedes creerte o no lo que lees…

  2. Alberto Barbero dice:

    Hola, Juan:

    Yo diría que la desorientación es el primer factor que incide negativamente sobre la motivación y el rendimiento y que, por eso, la orientación debería ser tomada muy en serio.

    Las descripciones por sí solas no suelen funcionar, ya que dada la naturaleza “líquida” que actualmente tienen muchos puestos, estos cambian continuamente y nunca se ajustan al documento de definición.

    En mi experiencia, nada puede sustituir una conversación semiestructurada periódica y de calidad entre jefe y colaboradores para discutir focos, prioridades y claves sobre las que centrar esfuerzos.

  3. jesus_vil dice:

    Últimamente he descubierto la expresión “estar alineado con los objetivos de la empresa” Muy interesante y me gustaría saber más.¿Cuando el objetivo es el de ganar mas y no el de crear riqueza para los clientes, que haces?¿Te llevas a casa todo lo que puedes?¿La grapadora por ejemplo?

  4. Hola Héctor,

    Gracias por pasarte y participar en mi blog.

    Las empresas no suelen ajustar las descripciones de las ofertas de los puestos que precisan con la realidad, normalmente suele ser por una falta de coordinación interna. Se debe de poner la realidad de lo que se precisa por complicado que sea. Me refiero al perfil especifico con lo imprescindible porque es imposible recoger todo en la oferta.

    Los primeros meses son las peores porque uno debe adaptarse al igual que la organización.

    Los vicios se deben evitar buscando siempre la forma más eficiente de hacer las cosas y para ello debemos replantearnos la forma de proceder.

    Saludos,

    Juan

  5. Hola Alberto,

    Gracias por pasarte.

    Coincido contigo en que la desorientación inicial debe evitarse para no generar problemas y por ello la organización debe tener bien planificada la acogida del recién llegado.

    Las descripciones para que funcionen deben estar integradas en la estrategia de la organización y eso es complicado. Tienen que estar actualizadas y ser fácilmente adaptables.

    Las reuniones y charlas periódicas entre el responsable y su equipo de colaboradores son vitales para ir definiendo tareas, pasos, procedimientos, etc.

    Saludos,

    Juan

  6. Hola Jesús,

    Gracias por pasarte y participar en mi blog.

    La alineación de las personas con los objetivos de la compañía es muy importante, sin embargo, la empresa también debe adaptarse a las necesidades y desarrollo de sus trabajadores. Debe existir una flexibilidad mutua.

    Cuando las empresas sólo tienen como objetivo ganar más sin importarles el que se genere o no valor a sus clientes internos y externos, suele ser un gran problema quele generará muchos problemas.

    Saludos,

    Juan

  7. Hola Juan!

    Pues ya te lo voy yo a contar cuando comienze el Lunes en mi nuevo puesto de trabajo. La empresa es una multinacional española y de la que espero mucho en mi primer día como empleado.

    ¿Tendrán la deferencia de dedicar unas horas a Orientación para que me ubique en la filosofía de trabajo y las tareas que debo realizar?

    Volveré!

  8. Hola Jesús Mª,

    En primer lugar, felicidades por tu nuevo puesto de trabajo.

    OK pues espero que nos lo cuentes en breve a todos. Yo en breve también podré dar mi opinión porque el lunes que viene también comienzo a trabajar en un nuevo trabajo.

    Las multinacionales suelen dedicar el primer dia a hablar sobre la filosofía, los valores, la metodología de trabajo, etc.

    Saludos,

    Juan

  9. Me parece grandioso tu blog, yo soy de México, y realmente pasa lo mismo aquí, me encuentro realizando prácticas profesionales en una agropecuaria en la que llevo 2 meses laborando y realmente es hora que no realizo alguna actividad de la descripción de puestos que me ofrecieron.

    Que debo hacer, tomar iniciativa para realizar dichas actividades? observar donde hay area de oportunidad y desempeñarme en esa área?

    Saludos y felicidades

  10. Hola Alan,

    Gracias por pasarte y participar en mi blog.

    Una opción seria que pudieses mostrar inquietud por hacer cosas afines o que planteases de forma proactiva asumir más tareas. En las prácticas profesionales uno debe mostrar iniciativa porque a veces de lo que te dicen que acometerás a lo que luego haces dista mucho de la realidad.

    Saludos y suerte,

    Juan

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