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CASO PRÁCTICO 6: REUNIONES DE TRABAJO

ReuniónEn una empresa de tamaño medio del sector legal, con sede en Madrid es habitual celebrar muchas reuniones semanalmente que no ayudan para nada a bajar la carga de trabajo.

Las reuniones son siempre de 25 personas mínimo, porque se convoca a muchos asistentespor si acasosus responsables no van puedan ir ellos. Se envía un orden del día con un par de días antes de la celebración, si hay suerte. Así que el personal tiene poco tiempo de preparar los temas de las reuniones. Estas se prolongan en el tiempo, durando entre 4 ó 5 horas en las que se suele hablar de todos los temas menos de los previstos en el orden del día.

La concreción sobre los diferentes temas es mínima. Se intenta avanzar pero siempre quedan puntos pendientes para la siguiente reunión que impide sacar conclusiones ni acciones a seguir. Pasan los días y esos pactos verbales quedan en el aire y cuando se vuelve a celebrar una reunión de trabajo sobre esos asuntos hay que comenzar de cero porque prácticamente nadie avanzó su parte y el que lo hace, le sirve de poco porque los otros van perdidos.

La productividad de la empresa ha bajado mucho y parte del personal esta muy presionado y quemado porque para poder sacar su trabajo adelante tienen que hacer jornadas interminables de 8 de la mañana a 22 de la noche. No es algo puntual sino que pasa a ser lo habitual. Todo el personal se pasa medio día reunido en persona o por teléfono, sin determinar ni concretar y esto produce que se solapen temas, haciendo en más de una ocasión varias personas las mismas tareas y en otros momentos se quedaron temas sin tratar porque unos se pensaron que los harían otros. Al final, nadie lo gestiona.

¿Qué problemas ves aquí? ¿Suele ocurrir esto en las organizaciones? ¿Cómo se puede mejorar la comunicación y la gestión del tiempo de las reuniones? ¿Qué opinas de la productividad? ¿Tiene solución?

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