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SUCESOR Y SUCEDIDO

Las empresas van evolucionando cada segundo. Dentro de ese devenir de acontecimientos es lógico que unas personas lleguen y otras se vayan. Pero ya no hablo simplemente de una jubilación. El trabajo para toda la vida no existe. Las personas cambian y buscan mejores condiciones de trabajo, no ya monetarias, sino también profesionales. La ley de la oferta y la demanda esta ahí, como debe ser.
Hoy quiero prestar atención al proceso de preparación de las transiciones del cambio en las organizaciones entre el trabajador que se va y el que se llega a sustituirle.

Normalmente, las empresas no suelen prestar mucha atención a esto porque piensan que todo el mundo es sustituible. Unas personas serán más necesarias que otras y su marcha hará mayor o menor daño según su importancia dentro del funcionamiento de la empresa. Es responsabilidad de las compañías asegurarse que, se vaya quien se vaya, se note lo menos posible en el funcionamiento de las mismas. Para ello, habrá que hacer las cosas con tiempo para que todo se quede claro y no haya dudas posteriores que luego tengan mala solución.

Así que es necesario que coincidan un tiempo prudencial, sustituto y sustituido para que el primero pueda hacerse cargo del puesto con todos los datos y procedimientos. Si esto no es posible, al menos tendrían que mantener varias charlas telefónicas o dejarse unas pautas para ayudar al nuevo. En este caso el que más puede ayudar es el sustituido que conoce la empresa y como funciona el área en el que trabajaba, que debe “abrirse” al nuevo para proveerle de todo lo necesario.

Normalmente esto suele ser vital cuando las personas sustituidas ocupaban puestos de cierta responsabilidad. Aunque yo creo que se debe prestar atención siempre en su justa medida en función de las posiciones de los protagonistas. No olvidemos que todos los puestos son importantes o deben de serlo porque para que las cosas funcionen todas las personas de la cadena deben hacer su papel dentro de la empresa.

Habitualmente cuando hay un proceso de transición entre personas se hace “sobre la marcha” sin preparación alguna. El trabajador sustituido que se ha ido pasa a ser el “peor del mundo” según la rumorología. Incluso se aprovecha para responsabilizarle de cosas que no era responsable o jugar sus cartas. El recién llegado a ese puesto viene con grandes ideas y tiene mucho potencial, pero tendrá que hacerse a la empresa.

Un buen trabajador que abandona la empresa debe dejar todos los temas que gestiona solucionados o en manos de otras personas que puedan sacarlos adelante. Deberá comunicar con suficiente antelación a todos sus clientes, compañeros que se marcha para que estén informados y puedan saber a quién dirigirse a partir de ese momento. En caso de que tenga algún problema con alguien debe dejarlo solucionado antes de su marcha o al menos intentarlo. Deberá transmitir los conocimientos o datos necesarios para su trabajo que sólo el conozca a otras personas de la compañía, lo más recomendable a la persona que le va a sustituir si le surge la oportunidad.

Pero no siempre es posible. A veces el trabajador sustituido se le cesa de forma fulminante, sin posibilidad de reacción. El trabajador sustituido tendrá más problemas en adaptarse, pues tendrá que investigar todo sin información.

También hay que erradicar el sentimiento del trabajador sustituido en el que considera a su sustituto como su enemigo. Él no tiene la culpa de los problemas que le hayan podido surgir al anterior en esa compañía. Porque ante todo se debe ser profesional.

El trabajador recién llegado debe ir con la mente abierta. Será fundamental preguntando en primer lugar qué se espera de él. También deberá investigar o solicitar que se le faciliten los temas pendientes que dejó su predecesor. Si el puesto es de responsabilidad, tendrá que conocer a los colaboradores o subordinados y ponerse al día, dejándoles claro cuál va a ser su papel y evitar, así, suspicacias. Por supuesto si se encuentra con algún problema o escollo deberá solucionarlo sin tirar balones fuera como hacen muchos diciendo “yo no se nada de esto” y “el responsable de ello es el anterior en mi puesto.” Sea esto o no verdad, el nuevo responsable debe lidiar los problemas. De nada sirve mirar atrás. Hay que ser resolutivos y buscarse la vida.

Si las cosas se hacen bien, la compañía sale ganando ya que se llevará todo el proceso con normalidad y profesionalidad que hará que su imagen salga reforzada.

Por regla general, cuando alguien dice que se va de una compañía (salvo contadas excepciones) el período entre el día que lo comunica hasta que se va, le suelen dejar de lado sin preocuparse por él, por lo que hacia, aportaba y sabía. Pero la actitud es la errónea. Es importante prestarle atención porque, hasta el ultimo segundo que pase ahí, es trabajador de vuestra compañía y debéis saberlo aprovechar. De nada sirve acosarle a llamadas una vez se haya ido. Como dice una canción… Tuvisteis vuestra oportunidad y la dejasteis escapar.

Tiene que quedar claro que sustituido y sustituto tendrán puntos de vista y formas de hacer las cosas distintas que no, por ello, tienen que ser negativas.

La empresa ha de ser consciente que toda transición ha de planearse. No es bueno traer a una persona nueva y no dotarle de la información necesaria para hacer su trabajo. Siempre es conveniente que los colaboradores estén al tanto de todo lo que hace el que se va, para que cuando venga el nuevo, pueda ponerse al día lo antes posible. Todo es cuestión de mirar por el bien de la empresa.

  1. Facility manager dice:

    EStimado amigo:
    Eso es Gestión de Conocimiento. Un buen gerente sabrá que el Know haow es uno de los principales activos que tiene, y debería hacer todo lo posible para transferirlo; al sustituto mucho mejor.
    A veces pasa que el que llega, como dijo Tito Puente de Tito Rodriguez cuando dejó la orquesta de salsa en el Caribe: “no hace falta el que se fué, hace falta el que vendrá”. Y con esta premisa, no usa lo que dejó como aprendizaje el antesesor. Lo que generalmente pasa, es que vuelve a cometer los mismos errores, que ya estaban superados. Es un tema apasionante.
    Alberto

  2. Juan Martínez de Salinas dice:

    Hola Alberto,

    En efecto, aquí se demuestra si sabe gestionar el conocimiento de las compañías.

    Hay que usar los conocimientos del que se va para que sirvan de soporte de ayuda al nuevo que llega para que tenga esa asistencia necesaria. La transición hay que hacerla adecuadamente. Las empresas deben sacar partido a sus personas para que las cosas fluyan de forma adecuada.

    Es un tema que da para mucho.

    Saludos,

  3. Brisha, la venganza dice:

    XDD

    Me hace mucha gracia ya que yo pase por una situacion parecida.
    Contrataron al “amigo” de una directora de marketing que tiene relativamente poco tiempo en la empresa pero un gran poder sobre el gerente, con la premisa de que era necesario para que me “ayudase”. Yo desde un principio vi que ese nuevo chico venia a sustituirme, aunque la directiva me dijera lo contrario.
    Pasaron un par de meses y aquel caballero ya ganaba mas que yo, aun cuando era bastante lento en aprender. A mi personalmente me daba igual, si el chico venia a quedarse con mi puesto que lo hiciera, ya que ni era de mi agrado la nueva directiva ni se me permitia la creatividad que antes tenia.
    Pasado un año el chico nuevo era mas que capaz de realizar las tareas que se le encomendaban e incluso adquiria responsabilidades que me competian a mi, asi que la empresa realizo el “despido fulminante” del que hablais.
    El problema fue que no todo esta cerrado y no todo estaba en conocimiento de mi sustituto (no porque yo no quisiera, si no porque eran demasiadas cosas para pasarlas en tan poco tiempo).

    Pese a que se intento hacer de una manera que podriamos llamar legal, no se hizo bien del todo;:

    La persona a sustituir no documentaba nada, no existian informes y todo estaba en la cabeza(en este caso era un gran fallo por mi parte,pero a veces correr demasiado y el poco tiempo nos juega malas pasadas).

    Desde un principio se mintio y targiverso la realidad, creando un clima de enemistad entre sustituido y sustituidor.

    El nivel del sustituidor y la experiencia era escasa, asi como su capacidad de asimilacion, aportaba ideas nuevas, pero muchoas impracticables.

    Existia un factor de riesgo muy alto al ser una incorporacion por “amigismo” de incompetencia (por suerte no fue asi).

    Yo me fui tranquilo, ya que ni estaba alli agusto del todo, ni me veia terminando mis años en ese puesto. Pero el sentimiento de rechazo y el cabreo monumental del que haces referencia si que existio, y a veces todavia existe.
    Y pese a que a mi sustituto le deseo lo mejor no puedo dejar de pensar en que fue una puñalada trapera de la gerencia, ya que en ningun momento fue clara y en ningun momento quiso ser “leal”.

    Por otra parte ahora esa empresa esta perdiendo clientes a mares y el ambiente que alli se vive no es muy bueno (contado por ex-compoñeros) y es para mi una satisfacion saber que no he de seguir soportando la incertidumbre de si continuare o no alli. Ahora trabajo para otra empresa mas acorde con mis prespectivas de futuro y aunque gano menos que antes y el trabajo es duro se me permiten algunas “licencias” (siempre y cuando cumpla con mi deber) que antes no se me permitian.

    Un gran saludo a Ricardo (mi sustituidor, con el al final trabe buena amistad.) Suerte majo.. (el sabe quien es).

  4. Juan Martínez de Salinas dice:

    Hola Brisha,

    Gracias por pasarte y participar en mi blog.

    Muy clarificadora tú experiencia. Efectivamente ante todo la gerencia o dirección de la empresa debe ser clara para evitar malentendidos y chapuzas como la que comentas. Porque esta claro que tu sustituto no tenia la culpa como indicas, sin embargo, al sustituido se le queda mal sabor de boca porque tiene la sensación de que se jugo con el. Si se hubiese hablado contigo claramente se hubiese podido marcar un plan de acción para hacer las cosas bien porque tú tampoco estabas a gusto.

    Este tipo de empresas al final se resienten porque hacen todas las cosas mal y eso pasa factura. Al menos tu saliste de ahí y ahora estas en un sitio donde puedes desarrollarte. A veces es preferible cobrar menos pero estar a gusto.

    Este tema pasa desapercibido para muchas compañazas y deberían prestarle más atención porque es de vital importancia.

    Saludos,

  5. Brisha, la venganza dice:

    Y tan resentidas, tras gastarse un dineral en un sistema informatico nuevo, horas perdidas y la crisis que les ha afectado de forma verdaderamente agresiva, se estan viendo en un plan que no tardara en ser un ERE..
    Una pena, ya que era una empresa importante, con mucho peso en su sector y con buenos profesionales.
    Es mas, tengo oido que han seguido con su sistema de sustituciones relampago, en este caso con el director financiero y con el gerente, nada menos.
    A veces creo que se le da la batuta a incompetentes que menosprecian la valia de los trabajadores a su cargo.

    Por desgracia esto es el pan nuestro de cada dia en cuestion de relaciones laborales en este pais, y excepto media docena de empresas que cuentan con buenos departamentos de recursos humanos el resto se comportan como si de numeros fueramos..

  6. Juan Martínez de Salinas dice:

    Hola Brisha,

    La verdad que es una pena que por unas malas decisiones a nivel de nombramientos de personas para puestos claves se tire por tierra mucho talento y la trayectoria de una gran compañía.

    Exceptuando unas cuantas empresas la gran mayoría no valoran adecuadamente a sus trabajadores considerándoles meros números. Y muchas veces aunque los profesionales de recursos humanos quieran hacer muchas cosas están atados sin dejarles hacer nada y como insistan serán los primeros en abandonar esas organizaciones.

    Saludos,

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