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FASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Antes de poner en marcha un proceso de selección, se han tenido que tener en cuenta muchas cosas para garantizar su éxito. La preparación, planificación y coordinación son fundamentales para conseguir encontrar al candidato más adecuado.

En primer lugar, se ha de producir la detección de la necesidad de cubrir una nueva vacante que no va a ser posible cubrir por otros medios como promoción interna o reestructuración de personas de otros equipos. Debemos darnos cuenta de que el coste que conlleva incorporar a una o varias personas debe ser cubiertos con creces con la ganancias que van a aportar a medio plazo.

Igualmente, debemos asegurar cuanto tiempo van a ser precisas esas nuevas personas. En función de esto, las alternativas a aplicar serán distintas. A la hora de ofertar una vacante habrá que dejar claro el tiempo que esa incorporación será necesaria y evitar, así, crear falsas esperanzas a los posibles candidatos.

Por esta razón, antes de poner en marcha un proceso de selección, se debe estar seguro que realmente es preciso cubrir esa necesidad y que hay un acuerdo entre todas las partes de la compañía involucradas en la cobertura de esa vacante. Esto es crucial para evitar dosificar esfuerzos y para evitar pérdida de tiempo productivo en cosas que no son precisas.

Por lo tanto, la comunicación es fundamental para zanjar todas las dudas que se puedan tener sobre la necesidad o no de ese proceso y para poner encima de la mesa todas las alternativas posibles.

Es de vital importancia, que el departamento que solicita un puesto de nueva creación justifique la necesidad objetiva. Un pico puntual de trabajo no justifica el incorporar un nuevo recurso como alternativa principal. Sólo conlleva que posiblemente a corto plazo, todas las tareas estén realizadas y las personas estén de brazos cruzados.

Una vez solucionado esto hay que elaborar de forma consensuada el perfil del puesto, determinando de forma detallada las competencias requeridas a todos los niveles. Cuanto más se afine y se concrete, más posibilidades de acertar habrá.

La parte que necesita cubrir esa plaza y la encargada de buscarla deben ponerse de acuerdo. La primera debe saber explicar lo que necesita y la segunda entender lo que la otra quiere transmitirle. No se debe sobrentender nada ni dar nada por hecho. Ante cualquier tipo de duda, será mejor preguntar antes de poner en marcha el proceso.

Una vez determinado el perfil es hora de insertar la oferta de trabajo y difundirla en los canales adecuados para que llegue al público objetivo al que se pretende llegar. Lo mejor es optar por insertar la oferta en varios medios a la vez para tener más probabilidades de éxito. A cuanta más gente lleguemos más posibilidades tenemos de encontrar a potenciales candidatos que cumplan, a priori, el perfil que buscamos. Hoy en día, el canal que mejor suele funcionar es insertar las ofertas de trabajo en la red, en una o varias de las Webs de empleo especializadas.

Igualmente, las redes profesionales son un buen canal donde publicar las ofertas de vuestras compañías. No olvidéis insertar las ofertas también en las universidades o colegios profesionales en función del perfil a cubrir.

Las que cada vez tienen menor demanda son las inserciones de las ofertas de trabajo en prensa escrita especializada porque para el coste que tienen los resultados son bastantes pobres en comparación con las otras herramientas que he comentado.

Una vez insertada la oferta lo normal es dejar un plazo de una semana a 10 días para la recepción de las candidaturas antes de comenzar las pruebas selectivas. Al empezar a recibir los CV deberemos establecer los filtros adecuadas para cribar los candidatos que nos lleguen en función de diversos criterios. Lo más recomendable es establecer 3 grupos de candidatos e irlos agrupando. En el primer grupo podemos poner a los que cumplen todos los requisitos y se cuenta con ellos para las distintas pruebas selectivas.

En el segundo grupo, ponemos a los candidatos que no cumplen todos los requisitos necesarios, sin embargo, pueden ser necesarios si fallan los del primer grupo.

Por último, en el tercer grupo están los candidatos que no encajan para el puesto buscado pero que pueden ser interesantes en un futuro para otro tipo de necesidades y que vienen bien guardarlos en vuestra base de datos.

A pesar de que siempre nos quejamos de la falta de tiempo, es muy recomendable notificar a todos los candidatos que nos hicieron llegar su candidatura si encajan con el perfil o no, agradeciéndoles el interés por formar parte de vuestras compañías.

Es algo que cuesta poco y que causa una buena impresión a los candidatos. No olvidéis que estamos tratando con personas y que quieren ser tratados como tales. Las empresas no son nada sin las personas. Así pues, debemos cumplir las expectativas de los candidatos. Con un mensaje estándar es más que suficiente. Lo que cuenta es la intención y los pequeños detalles, a la larga, cuentan.

Una vez clasificados todos los CV, debemos comenzar las pruebas selectivas con los candidatos que cumplan el perfil. Las cribas se van haciendo progresivamente, conforme se vayan recibiendo CV para no hacerlas de golpe.

Las pruebas a realizar van a depender mucho del tipo de puesto a cubrir, del número de vacantes, de los conocimientos requeridos, etc.

Yo siempre recomiendo realizar una pequeña entrevista telefónica para contrastar que los candidatos preseleccionados cumplen los requisitos y así no hacernos perder el tiempo. En una conversación de unos pocos minutos se comprueba sin problema.

Si se requiere tener determinados conocimientos específicos es fundamental realizar pruebas técnicas de esos conocimientos a los candidatos. Es una comprobación necesaria para evitar la picaresca de la mentira del CV. Este tipo de pruebas no dejan lugar a dudas. Aquel candidato que alegue nervios, no estar preparado y se niegue a realizar la prueba, quedará automáticamente desechado, para esta y otra prueba, por que claramente, ha mentido en su carta de presentación y sólo ante la presión ha decidido decir la verdad. No es el candidato adecuado para nuestra empresa.

Para finalizar, lo más adecuado es realizar una entrevista en profundidad para poder prestar atención a toda la trayectoria de los candidatos más completos hasta ese punto, que han ido superando las anteriores pruebas.

Hay distintos tipos de entrevistas que analizaremos otro día. Lo más aconsejable es realizar una combinación de todas, adaptándolas a cada candidato en función de lo que sea más adecuado averiguar o contrastar de cada uno. Debemos saber sacar de cada candidato lo que necesitemos saber. Sobre todo, se debe incidir más en aquello que nos genera duda o que no nos queda claro.

Da muy buenos resultados la entrevista por competencias en las que se preguntan cosas relacionadas directamente con las capacidades concretas que se requieren para ese puesto de trabajo. Cada candidato es un mundo a parte que los seleccionadores debemos saber descifrar para encontrar la combinación que a veces no nos quieren dar pero que tenemos que conseguir que lo hagan.

Cuando hemos realizado las entrevistas en detalle y dudamos entre varios candidatos porque todos pueden encajar, va muy bien, para sacar conclusiones aclaratorias, el realizar dinámicas grupales para ver como interactúan entre ellos y ver qué rol adquiere cada uno dentro del grupo en la resolución de un supuesto práctico que tienen que resolver entre todos.

Aquí, la observación es vital y es igual de importante lo que dicen como lo que no dicen. Esto nos puede decir con bastante seguridad cómo se comportará cada candidato con sus compañeros de trabajo ante este tipo de situaciones.

Los test psicotécnicos también se pueden usar para realizar la selección para evaluar el potencial de los candidatos con respecto a determinadas aptitudes que, sin estar ligadas a un conocimiento concreto del puesto, pueden contribuir a un buen rendimiento en el mismo. Estas se suelen usar como pruebas eliminatorias en las que hay un volumen elevado de potenciales candidatos.

Aquí se establece un baremo de corte necesario para pasar a las siguientes pruebas. Los test psicotécnicos se pueden superar con práctica, cogerles el truco a las distintas baterías de test (numéricos, de razonamiento abstracto, de capacidad verbal, de inteligencia general, etc.). Este tipo de pruebas suelen dejar a candidatos adecuados para el puesto en el camino, sin embargo, esto se sabe y se asume como un mal necesario. Es una prueba que permite eliminar candidatos rápidamente y avanzar con rapidez en el proceso de selección.

Lo mejor para llevar un orden y control es establecer un informe de cada candidato finalista para plasmar en el mismo los resultados de cada prueba y las conclusiones generales con la recomendación final.

Lo mejor es presentar a varios candidatos idóneos para que el departamento de personal y el responsable del departamento para el que se selecciona, decidan cuál es el que mejor encaja en todos los aspectos. Es muy importante que realicen el proceso de selección de forma conjunta, para ir poniendo puntos en común y que, así, la decisión final sea más fácil.

Debemos tener en cuenta, a parte de que sea la persona que mejor encaje con el perfil, que también sea una persona que encaje con la compañía y con el resto de las personas que conforman el departamento al que se integraría. Una vez tomada la decisión, no acaba el proceso de selección sino que continúa en otra fase. Se ha de pasar a hacer el seguimiento de la persona seleccionada para ver que realmente cumple con las expectativas depositadas en él. De la misma forma, debemos ayudarle a que su integración sea la adecuada, ayudándole a superar las adversidades iniciales.

Como veis, un proceso de selección es mucho más que insertar una oferta y realizar cuatro entrevistas. Hay que dedicarle tiempo. La preparación es la clave del éxito.

Las fases del proceso de selección son como las piezas de un rompecabezas que sólo tienen una posición válida que habrá que saberla encontrar rápidamente, teniendo en cuenta muchos factores que están ahí y que debemos saber identificar.

En la selección, todas las partes tienen que trabajar en equipo hacia el fin común que no es otro que encontrar a los candidatos idóneos para el puesto y la compañía.

  1. Yo también he descubierto hace poco tu interesante blog y ya soy fan tuyo.

    Enhorabuena por tu labor.

    Un saludo.

    Vitor de Contact Centers Press.

  2. Juan Martínez de Salinas dice:

    Hola Vitor,

    Gracias por seguirme y por tu comentario.

    Estamos en contacto y nos leemos.

    Saludos,

  3. Anonymous dice:

    echo en falta una forma de valorar las actitudes por ejemplo del trabajo en equipo, el espiritu colaborativo y eso. supongo q no es medible sino observable.

    hay una actividad muy divertida de música y trabajo en equipo que permite observar las actitudes de cada uno en un ambiente neutro o no se como lo decía.

    http://sinerzia.com/es/musicaina.php

  4. Juan Martínez de Salinas dice:

    Hola Anónimo,

    Gracias por pasarte y participar.

    En efecto, este tipo de actitudes son más bien observables y para ello tenemos las dinámicas de grupo para medir estas cosas.

    Saludos,

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